根據新一代「個人管理」理論，一般人可把耗費時間的事務，依據「急迫」、「不急」以及「重要」、「不重要」分為四大類，如下表所示。
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急迫 |
不急 |
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重要 |
第一類：
‧危機處理 ‧迫在眉睫的事情 ‧有期限壓力的計畫 ‧臨終關懷 |
第二類：
‧防患未然/預防工作 ‧教育訓練 ‧建立人際關係 ‧生涯規劃、休閒 ‧充實人生智慧 |
‧孝順父母 ‧念佛行善 ‧弘法利生 |
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急迫 |
不急 |
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不重要 |
第三類：
‧不速之客 ‧某些電話 ‧某些信件與報告 ‧某些會議 ‧受歡迎的活動 ‧應觀眾要求 |
第四類：
‧繁瑣的工作 ‧某些信件 ‧某些電話 ‧浪費時間的活動
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通常「急迫」的事情是指必須立即處理，如緊急事件或某些電話，儘管你正在忙別的事，也不得不放下手邊的工作去處理，推延不得。有些急迫的事情，如應觀眾要求高歌一曲，不見得重要，但可能較為討好、受歡迎；至於事情的「重要」性則與目標有關，凡是有價值或有利於人群或實現自己理想的事，就是屬於重要的事。
第一類的事務既急迫而重要，如危機處理、迫在眉睫的事、有期限壓力的計畫、臨終關懷等，人生在世，皆無法避免。一些危機處理專家或有截稿壓力的文字工作者，更是經常與之為伍，然而如果只專注這類危機處理的活動，終有一天會被搞得筋疲力竭，忙於收拾殘局。他們這類人的逃避之道，便是去做一些無關緊要的活動（第四類），至於重要的事務，便被拋諸腦後。
也有些人把大部分時間，浪費在急迫但不重要（第三類）的事務上，誤以為愈急迫就愈重要，其導致的結果往往是被視為巧言令色、輕視目標規劃，人際關係浮泛，缺乏自制力，容易怪罪別人。
吾人若只重視第三、四類事務，則由於不知事情的輕重緩急，其結果可能導致工作全無責任感，容易把事情搞砸，甚至工作不保，要依賴他人或社會機構維生，所擁有的並非有意義與負責任的人生。因此，我們要懂得捨棄這兩類（第三、四類）無關緊要的事，同時對第一類的要務，也要儘量節制，以投注更多的時間，從事「重要」但眼前尚「不急」的事務（第二類），才是個人時間管理之鑰。
至於第二類的事務，以世間法而言，則包括防患未然的預防工作、教育訓練及平時廣結善緣，建立良好的人際關係，並從事必要的休閒活動等。在此可舉一個故事，來說明此類工作的重要。在漢書曾記載古時候，有一戶富有的人家興建大宅院，在完工的廚房附近貯存很多燒火的薪木，同時煙囪（古代稱為「凸」）的方向也與木柴太接近了，所排出的餘燼可能有造成火災之虞。因此，有一位讀書人見到這種情形後，就勸主人要更改煙囪的方向（即「曲凸」）以及移動薪木的位置（即「徙薪」），哪曉得主人因忙於其他的事，而忽視此事。直到華屋美宅落成那一天，該大戶人家請客，擺出酒席四、五十桌，由於廚師用火不慎煙囪的火花點燃了屋角的柴薪，有上百人在吃酒席當中導致失火，全部的客人都忙著救火，搞得人人「焦頭爛額」。在滅完火之後，主人特別再設宴款待及感謝這些幫忙救火的貴賓。此時，那位曾經勸主人平時要作預防工作的讀書人，就寫了一付對聯，表達他的感慨：「曲凸徙薪無恩澤，焦頭爛額為上客」。由這個故事可知平時多作防患未然、未雨綢繆等「不急」而「重要」的工作，就能減少許多「急迫」而「重要」之緊急應變事件的發生，這也就是「善戰者無赫赫之功」的道理。
此外，就出世間法而言，第二類的事務包括平時念佛行善、孝順父母、弘法利生，都是屬於「不急」而「重要」的事情，也都是為將來的「生死」預作準備，是絕對不可忽視的大事啊！總之，真正有效能的人，急所當急，不輕易放過機會，並防患未然，儘管也會有燃眉之急，但總設法降至最低；而真正有智慧的人，則應瞭解到：「生死事大，無常迅速」，「是日已過，命亦隨減」，「但念無常，慎勿放逸」，平時把握時間充實人生智慧，並且努力念佛求生西方極樂世界，才是真正優秀的生命時間管理師啊！